3 conseils pour mettre en place une bonne mobilité d’entreprise

De la définition des besoins de l’entreprise à la sécurité, en passant par la répartition précise des tâches, l’Enterprise Mobility Management (EMM) est un enjeu de premier plan qui touche aujourd’hui tous types de secteurs professionnels. Voici 3 conseils pour mettre en place une stratégie d'entreprise prenant en compte ce concept-clé.

La mobilité en entreprise impose aux managers de nouveaux défis de taille. Digitalisation des entreprises, télétravail, dématérialisation des rapports professionnels… Dirigeants et DSI doivent s’adapter aux défis de la distance.

Afin d’atteindre une productivité optimale de ses collaborateurs et une efficience idéale des parcs mobiles de l’entreprise, cette dernière doit se plier à quelques règles, élémentaires mais essentielles, englobées dans l’expression Enterprise Mobility Management (EMM), soit la gestion de la mobilité d’entreprise. Voici quelques pistes pour bien réussir la stratégie mobilité de son entreprise.
 

1. Mobilité d’entreprise efficace : bien définir les besoins

Comme dans toute démarche entrepreneuriale visant au travail collaboratif, le premier pas dans une démarche de mobilité d’entreprise consiste à évaluer avec précision les besoins et les caractéristiques de l’entreprise : nombre d’employés et collaborateurs, matériels et logiciels déjà à disposition, types d’interactions entre les usagers…

Incontournable, la mobilité d’entreprise fait l’objet de recherches académiques. Dans un article intitulé « Le management à l’épreuve du numérique », publié sur le site The Conversation, Anca Boboc, chercheuse au département de sciences sociales (SENSE) d’Orange Labs, évoque ainsi l’avènement de l’autonomie dans le monde du travail :

« Depuis les années 1980, la recherche d’efficacité économique et l’amélioration de la qualité de service ont continué à nourrir des évolutions organisationnelles structurées autour de la « lean production » (polyvalence, gestion de la qualité totale, « juste-à-temps ») et des « formes apprenantes » (autonomie dans le travail, fort contenu cognitif). Ainsi, de nouvelles formes d’organisation du travail ont vu le jour (flux tendu, zéro défaut, qualité totale), qui ont suscité de nouvelles attentes vis-à-vis du travail (responsabilité, autonomie, initiative)».

 

La chercheuse pointe aussi du doigt les conséquences de ce phénomène sur les modèles de management. « Cette tension entre autonomie et contrôle est accentuée par la complexification des modes de management due à la superposition de trois types de coordination, les coordinations par la hiérarchie, par le projet et en réseau, qui tend à conduire à des modes relationnels plus directs, y compris au niveau managérial », analyse-t-elle.

Les enjeux liés à la mobilité en entreprise touchent désormais tous types de sociétés

Cédric Bony, co-fondateur de Sophiae

L'omniprésence du phénomène de mobilité est observée par l’ensemble des professionnels du secteur. Pour Cédric Bony, co-fondateur de Sophiae, société spécialisée dans l'implémentation de solution de mobilité dans le milieu scolaire et en entreprise : « Les enjeux liés à la mobilité en entreprise touchent désormais tous types de sociétés. Cela va de la boutique du commerce de vente de chaussures du coin de la rue au bar-tabac, en passant par les restaurants et l’ingénierie. »

Cependant, il est évident que chaque entreprise aura ses propres besoins en terme de mobilité. La stratégie d’EMM doit donc être adaptée à la réalité de son quotidien. Ainsi, l’équipement en matériels dépend des besoins de chaque entreprise, comme de ses moyens. « Le coût ne doit pas être la contrainte principale, poursuit Cedric Bony. Des solutions de location financière évolutive peuvent être adaptées à chaque situation. » Il s’agira donc pour l’entreprise de choisir le bon interlocuteur…

 

2. Mobilité d’entreprise efficace :
bien définir les rôles au sein de l’entreprise

Dans le cas d’une démarche de mobilité, le volet formation des utilisateurs sera, une nouvelle fois, fondamental (Nous avions déjà évoqué sur ce blog cet aspect essentiel du bon fonctionnement d’un parc informatique). Il est aisé d’étendre cette logique aux matériels concernés par l’EMM : Smartphones, tablettes, ordinateurs portables et tout objet connecté amené à être sollicité. Il en va de même pour les logiciels impliqués dans la mobilité de l’entreprise, software et hardware étant, comme toujours, très interdépendants.

« Les utilisateurs sont en général habitués à une forme classique de travail, sur un poste informatique, et n’ont pas le réflexe de la mobilité, précise Cédric Bony. Il est donc essentiel de préparer les équipes au travail collaboratif, notamment l’utilisation des outils de Cloud. »

En plein cœur de cette démarche de sensibilisation des collaborateurs au travail mobile, l’EMM devra aussi permettre de définir les rôles de chacun. L’enjeu sera d’attribuer à chaque utilisateur un accès à une ou plusieurs bases de données. Une distinction pourra être faite entre les employés de l’entreprise et les collaborateurs extérieurs. De même, les utilisateurs pourront être invités à accéder à un Cloud ou une partie de l’intranet liée à un projet en particulier, et pas à l’ensemble des données de l’entreprise.

Enfin, dans le but de bien définir les rôles de chacun des collaborateurs, l’EMM attribuera au département IT de l’entreprise la gestion du terminal à distance. Une personne ou une équipe doit être assignée à la gestion des avaries des matériels et des logiciels. Des mises à jour à l’installation de nouvelles applications, de la résorption d’un problème lié au software au blocage d’un matériel égaré ou dérobé, le département IT servira de tour de contrôle à la mobilité de l’entreprise. Car l’un des piliers de l’EMM est justement la sécurité des matériels et logiciels.

Légende de l'image : Revoir le webinaire de Sophiae : Gérer son cloud Drive et les documents collaboratifs

3. Mobilité d’entreprise efficace :
bien sécuriser le parc mobile

Le premier point de sécurisation d’une démarche mobilité sera l’authentification des utilisateurs. Attention, cependant, aux solutions non adaptées : trop de sécurité peut tuer la sécurité. Prenons l’exemple des traditionnels postes informatiques qui abondent dans les open space. L’attribution à l’utilisateur de mots de passe à rallonge qu’il ne pourra jamais retenir peut s’avérer contre-productive. En témoigne le post-it que celui-ci collera à l’écran de l’ordinateur… visible de tous.

Concernant la gestion de la flotte mobile (ordinateurs, smartphone, tablettes, etc) , il sera parfois souhaitable de faire appel à des professionnels. Les solutions de location financière évolutive en plus d'équiper la société en matériel peuvent également prendre en charge ce type de gestion appelée Mobile Device Management (MDM) ou « gestion de terminaux mobiles ». Chez Sophiae, qui met régulièrement en place des stratégie de mobilité en entreprise, Cédric Bony précise ainsi que le MDM peut être mis en place dans le cadre d'une prestation d'équipement : «nous proposons des solutions d’accompagnement de A à Z ».

Enfin, comme pour toute démarche de travail collaboratif, rappelons que l’imbrication entre la sécurité des matériels professionnels et personnels peut poser des problèmes. Le Bring your own Device (BYOD) est une réalité du monde de l’entreprise et sera d’autant plus prégnant dans le cadre d’une démarche mobilité. La gestion EMM prendra ainsi en compte le BYOD, afin de contrôler la porosité entre les menaces subies par les matériels personnels et le parc mobile. Encore une fois, formation et sensibilisation des utilisateurs seront les maîtres-mots.

 

Pour aller plus loin sur notre blog : Entreprise : 5 signes indiquant qu'il faut remplacer son matériel